TS 13298 - ELEKTRONİK BELGE VE ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ

Kamu kurum ve kuruluşları tarafından üretilen elektronik belgelerin, belge niteliğinin korunabilmesi için bir belge yönetim sisteminde bulunması gerekli asgari fonksiyonel özellikleri belirlemektedir.

Kuruluşların faaliyetlerinden doğan ve doküman niteliğini kazanan işlemlerinin belgelerinin korunmasını amaçlayan standarttır.

Elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik belge yönetimi sistemlerinin birbirleriyle uyumlu işlemesi ve etkin bir şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi amaçlanmaktadır.

Özellikle ihalelerde talep edilmektedir. Kamu ve belediye kuruluşları EBYS belgesini yazılım firmalarında aramaktadır.

Faydaları:

• Belgelere erişim haklarının güvenlik seviyeleri ile yönetilebilmesi
• Belgelere yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri kullanılarak süratli ve kolay şekilde erişilmesi
• Belgelere aynı anda farklı kullanıcılar tarafından erişim sağlanabilmesi
• Belgelerin belli bir formatta ve standartta oluşturulabilmesi
• Belgelerin durumunun kontrol edilebilmesi
• Belgelere tüm erişimlerin, kullanıcı hareketlerinin, sistem hata ve arızlarının kayıt altına alınabilmesi
• Belge çıktılarının her an alınabilmesi
• Belgelerin arşivlenebilmesi